Văn hóa phản hồi không chỉ là công cụ giúp nhân viên phát triển, mà còn là yếu tố cốt lõi giúp tổ chức đổi mới, học hỏi và tăng trưởng bền vững. Trong một môi trường làm việc lý tưởng, phản hồi không chỉ đi theo chiều dọc từ trên xuống (cấp trên nói – cấp dưới nghe) mà còn cần đi theo chiều ngược lại và lan tỏa ngang hàng. Đây là văn hóa của sự cởi mở, tin tưởng và cam kết cùng phát triển.
Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam, phản hồi vẫn là “vùng trũng” – nơi mà nhân viên ngại nói, lãnh đạo ngại nghe, hoặc thậm chí là không muốn biết. Chính vì thế, vai trò của giám đốc điều hành (CEO) trở nên đặc biệt quan trọng. Họ không chỉ là người khởi xướng mà còn phải là người sống với văn hóa phản hồi, biến nó thành một phần của cấu trúc văn hóa doanh nghiệp.
1. Giám đốc điều hành cần xác lập tầm nhìn rõ ràng về văn hóa phản hồi
Giám đốc điều hành đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập tầm nhìn và định hướng chiến lược văn hóa doanh nghiệp, trong đó có văn hóa phản hồi. Họ không thể mong đợi tổ chức có môi trường phản hồi 2 chiều nếu ngay từ đầu không đưa điều đó vào chiến lược văn hóa tổ chức một cách cụ thể.
Tầm nhìn về văn hóa phản hồi cần trả lời rõ các câu hỏi:
-
Tại sao phản hồi lại quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp?
-
Nhân viên được phản hồi như thế nào, khi nào, và bởi ai?
-
Cấp lãnh đạo có cam kết lắng nghe phản hồi từ nhân viên không?
-
Có cơ chế nào để đảm bảo phản hồi dẫn đến hành động cụ thể?
Nếu không làm rõ từ đầu, phản hồi rất dễ biến thành hình thức, gây phản tác dụng. Ngược lại, nếu CEO chủ động lồng ghép giá trị phản hồi vào tầm nhìn và truyền thông nội bộ, tổ chức sẽ có được nền tảng bền vững để phát triển năng lực đội ngũ và cải tiến vận hành.
2. Văn hóa phản hồi cần bắt đầu từ người đứng đầu
Văn hóa phản hồi chỉ có thể phát triển nếu giám đốc điều hành sẵn sàng là người làm gương. Nếu CEO không tiếp nhận phản hồi một cách cởi mở, không phản ứng tích cực với những góp ý từ cấp dưới, thì không có lý do gì để đội ngũ cảm thấy an toàn khi nói lên suy nghĩ của mình.
Người đứng đầu cần:
-
Thường xuyên chủ động hỏi ý kiến nhân viên sau các cuộc họp, chiến dịch, dự án.
-
Lắng nghe mà không phòng thủ – tức là không biện minh, không đổ lỗi, không phản bác gay gắt.
-
Thừa nhận điểm chưa tốt của bản thân, và thể hiện cam kết cải thiện thực sự.
-
Công khai phản hồi từ đội ngũ và thông báo các hành động thay đổi sau phản hồi.
Một giám đốc điều hành dám nói: “Tôi cũng đang học hỏi”, sẽ tạo ra không gian cho nhân viên cảm thấy họ cũng được quyền sai và sửa sai. Đó chính là khởi đầu của sự học tập tổ chức.
3. Thiết kế cơ chế phản hồi nhân sự an toàn, đa dạng và liên tục
Phản hồi nhân sự là công cụ quản trị cực kỳ hiệu quả, nhưng để nó phát huy tác dụng, CEO cần thiết kế hệ thống phản hồi có ba yếu tố: an toàn – đa dạng – liên tục.
-
An toàn tâm lý là điều kiện tiên quyết. Nhân viên cần cảm thấy việc nói thật sẽ không dẫn đến hậu quả tiêu cực, bị đánh giá, cô lập hay mất cơ hội thăng tiến.
-
Đa dạng kênh phản hồi: Không phải ai cũng thoải mái nói trực tiếp. Doanh nghiệp cần các hình thức phản hồi như hộp thư ẩn danh, khảo sát định kỳ, 1-1 coaching, town hall, công cụ số (Google Form, Slack, MS Teams…).
-
Phản hồi liên tục, thay vì chờ đến kỳ đánh giá cuối năm. Phản hồi theo thời gian thực sẽ giúp điều chỉnh kịp thời và tăng hiệu quả làm việc.
Giám đốc điều hành cần làm việc với bộ phận nhân sự để thiết lập các hệ thống này, đồng thời đảm bảo phản hồi không chỉ được ghi nhận mà còn được phản hồi ngược lại để nhân viên biết rằng tiếng nói của họ có giá trị.
4. Biến phản hồi thành một phần của hiệu suất và văn hóa đội nhóm
Văn hóa phản hồi sẽ không thể phát triển mạnh nếu chỉ tồn tại như một hoạt động riêng lẻ. Để nó trở thành DNA của doanh nghiệp, CEO cần lồng ghép phản hồi vào các hoạt động vận hành như đánh giá hiệu suất, quản trị mục tiêu và phát triển năng lực lãnh đạo.
Cụ thể:
-
Trong đánh giá hiệu suất (Performance Review), cần có mục phản hồi 2 chiều giữa quản lý và nhân viên.
-
Trong OKRs, phản hồi giúp làm rõ ưu tiên, điều chỉnh kỳ vọng, tránh hiểu sai mục tiêu.
-
Trong phát triển đội nhóm, phản hồi giúp phát hiện mâu thuẫn sớm, tăng sự tin tưởng và hiệu quả làm việc nhóm.
Ngoài ra, các chương trình đào tạo kỹ năng phản hồi (Feedback Skills Training) nên được triển khai định kỳ cho cả quản lý lẫn nhân viên để tăng chất lượng phản hồi – tức là rõ ràng, cụ thể, không phán xét.
5. Đo lường và cải tiến liên tục – phản hồi cũng cần được phản hồi
Giám đốc điều hành không thể chỉ triển khai văn hóa phản hồi rồi kỳ vọng mọi thứ sẽ tự vận hành hoàn hảo. Cần có hệ thống đo lường và cải tiến liên tục.
Những chỉ số mà CEO có thể theo dõi bao gồm:
-
Tỷ lệ nhân viên tham gia các khảo sát phản hồi.
-
Chỉ số An toàn tâm lý (Psychological Safety Index).
-
Chỉ số gắn kết nhân viên (Employee Engagement).
-
Tần suất phản hồi 2 chiều trong các cuộc họp, dự án.
Ngoài ra, bản thân hệ thống phản hồi cũng nên được phản hồi – tức là hỏi chính nhân viên: “Bạn có thấy phản hồi đang thực sự giúp ích không?”, “Bạn có cảm thấy mình được lắng nghe không?”, “Bạn có tin rằng phản hồi của mình dẫn đến hành động không?”.
Văn hóa phản hồi không phải là một điểm đến, mà là một hành trình liên tục học hỏi và điều chỉnh. CEO càng chủ động trong việc cải tiến, doanh nghiệp càng tiến gần đến môi trường làm việc lý tưởng mà mọi người đều muốn gắn bó.
Kết luận: Văn hóa phản hồi là di sản lãnh đạo bền vững nhất
Văn hóa phản hồi là một trong những yếu tố quan trọng nhất để xây dựng tổ chức học tập, đổi mới và bền vững. Trong hành trình này, giám đốc điều hành là người đầu tàu dẫn dắt, thiết kế và nuôi dưỡng không gian để mọi tiếng nói được cất lên – không chỉ để khen ngợi, mà còn để góp ý, chất vấn, và cùng nhau phát triển.
Phản hồi nhân sự nếu được triển khai bài bản, không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một nền văn hóa trung thực, tôn trọng và gắn kết lâu dài. Một tổ chức biết phản hồi và tiếp nhận phản hồi là một tổ chức đang sống, đang phát triển và luôn sẵn sàng thay đổi để tốt hơn.
VITALITY CONSULTING PRACTICES GROUP
🏨 Địa chỉ: Tòa nhà Thiên Phước lầu 6, 244 Cống Quỳnh, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM.
☎️ Hotline: 0907 190 426 – 0904 311 606
📮 Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=100091570474264
