Việc quản lý bộ máy kế toán một cách hiệu quả và chính xác là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và bền vững. Để đạt được điều này, cần phải hiểu rõ và thực hiện một cách có hệ thống các bước từ việc xem xét quá trình kế toán, vẽ sơ đồ, xác định các khâu, mô tả công việc từng khâu, đến việc xác định yêu cầu, kỹ năng từng khâu, lập bộ chỉ số tỷ trọng, tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản và bảo quản tài liệu kế toán & lưu trữ chứng từ.
Vậy làm thế nào hoàn thiện bộ máy? Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
(Bộ máy kế toán đóng vai trò then chốt trong kinh doanh)
1. Xem Xét Quá Trình Kế Toán
Đánh giá hiện trạng
Trước tiên, cần tiến hành đánh giá toàn diện hiện trạng của bộ máy kế toán hiện tại. Điều này bao gồm việc kiểm tra các quy trình kế toán đang sử dụng, hệ thống phần mềm kế toán, cơ sở dữ liệu, và các tài liệu liên quan.
Phân tích ưu điểm và nhược điểm
Xác định những điểm mạnh và điểm yếu của quy trình kế toán hiện tại. Điểm mạnh có thể là tính minh bạch, tính chính xác của số liệu, hoặc hiệu suất công việc cao. Ngược lại, điểm yếu có thể là thời gian xử lý dài, thiếu tính nhất quán, hoặc các lỗi thường xuyên xảy ra.
Đề xuất cải tiến
Dựa trên phân tích, đề xuất các biện pháp cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán. Các biện pháp này có thể bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới, đào tạo lại nhân viên, hoặc cải tiến quy trình làm việc.
2. Vẽ Sơ Đồ
Sơ đồ quy trình kế toán
Vẽ sơ đồ quy trình kế toán là một bước quan trọng giúp trực quan hóa các công đoạn, nhiệm vụ và luồng công việc trong bộ máy kế toán. Sơ đồ này sẽ giúp xác định rõ ràng các bước cần thực hiện và mối quan hệ giữa chúng.
Các thành phần của sơ đồ
Sơ đồ quy trình kế toán thường bao gồm các thành phần chính như: thu thập chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính, và kiểm tra số liệu. Mỗi thành phần sẽ được thể hiện bằng các hình khối và kết nối với nhau bằng các mũi tên chỉ ra luồng công việc.
Phân tích sơ đồ
Sau khi vẽ sơ đồ, cần phân tích để đảm bảo rằng tất cả các công đoạn đều hợp lý và hiệu quả. Từ đó, đưa ra những điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình.
3. Xác Định Các Khâu – Lập Vị Trí
Phân chia công việc
Xác định các khâu (công đoạn) trong quy trình kế toán là bước cần thiết để phân chia công việc một cách rõ ràng. Mỗi khâu sẽ tương ứng với một hoặc nhiều vị trí cụ thể trong bộ máy kế toán.
Lập vị trí công việc
Dựa trên các khâu đã xác định, lập ra các vị trí công việc tương ứng. Ví dụ, khâu thu thập chứng từ có thể bao gồm các vị trí như kế toán thuế, kế toán công nợ, kế toán chi phí. Khâu tổng hợp số liệu có thể bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán trưởng.
4. Mô Tả Công Việc Từng Khâu
Mô tả chi tiết công việc
Mỗi vị trí công việc cần có một bản mô tả chi tiết, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm, quyền hạn và các yêu cầu công việc. Mô tả công việc giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và những gì họ cần làm để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Ví dụ về mô tả công việc
- Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm về việc khai báo thuế, lập báo cáo thuế, và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế. Cần có kiến thức sâu về các quy định thuế hiện hành và kỹ năng làm việc với cơ quan thuế.
- Kế toán công nợ: Quản lý và theo dõi các khoản phải thu và phải trả, lập báo cáo công nợ, và làm việc với khách hàng và nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ.
5. Xác Định Yêu Cầu, Kỹ Năng Từng Khâu
Yêu cầu công việc
Mỗi khâu trong quy trình kế toán sẽ đòi hỏi những yêu cầu và kỹ năng khác nhau. Cần xác định rõ ràng các yêu cầu này để đảm bảo rằng nhân viên ở từng vị trí có đủ khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng chuyên môn: Nhân viên kế toán cần có kiến thức chuyên môn vững vàng về kế toán, tài chính, và các quy định pháp luật liên quan.
- Kỹ năng sử dụng phần mềm: Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán và văn phòng như Microsoft Excel, phần mềm ERP, và các công cụ quản lý tài chính khác.
- Kỹ năng mềm: Bao gồm kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, và khả năng làm việc dưới áp lực cao.
6. Lập Bộ Chỉ Số Tỷ Trọng Từng Khâu
Xác định các chỉ số hiệu suất
Để đánh giá hiệu quả của từng khâu trong quy trình kế toán, cần lập bộ chỉ số tỷ trọng (KPI) cho mỗi khâu. Các chỉ số này giúp đo lường hiệu suất và xác định những khâu nào cần cải thiện. Cụ thể:
– Khối lượng công việc
+ Số lần phát sinh trong tháng
+ Số lần hạch toán Nợ – Có trong tháng.
– Số giờ trong tháng thực hiện
+ Khảo sát thực hiện
+ Đưa ra thời gian cận chính xác
– Xác định “độ khó” từng khâu
Ví dụ về các chỉ số KPI
- Độ chính xác của số liệu: Tỷ lệ sai sót trong báo cáo tài chính.
- Thời gian xử lý: Thời gian cần thiết để hoàn thành một công đoạn nhất định, ví dụ thời gian xử lý hóa đơn.
- Hiệu quả chi phí: Chi phí liên quan đến việc thực hiện các công đoạn kế toán.
7. Tổ Chức Công Tác Kiểm Tra Dựa Trên Các “Điểm Chạm”
Định nghĩa các “điểm chạm”
“Điểm chạm” là những điểm quan trọng trong quy trình kế toán, nơi mà dữ liệu hoặc công việc cần được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định.
Quy trình kiểm tra
Tổ chức công tác kiểm tra tại các “điểm chạm” giúp phát hiện sớm các sai sót và ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra. Quy trình kiểm tra có thể bao gồm việc kiểm tra chứng từ, so sánh số liệu, và đánh giá tính hợp lý của các báo cáo tài chính.
Một số “điểm chạm” thường gặp
- Công nợ phải thu và tình hình thu
- Công nợ phải trả và tình hình trả
- Số liệu khai thuế GTGT và tình hình nộp thuế GTGT
- Số liệu hàng tồn kho, chi phí
- Số liệu giá thành, cách tính giá thành…v.v
8. Tổ Chức Kiểm Kê Tài Sản
Lập kế hoạch kiểm kê
Kiểm kê tài sản là một phần quan trọng trong công tác kế toán, giúp xác định tình hình tài sản thực tế của doanh nghiệp. Cần lập kế hoạch kiểm kê chi tiết, bao gồm thời gian, phương pháp và đối tượng kiểm kê.
Thực hiện kiểm kê
Tiến hành kiểm kê tài sản theo kế hoạch đã đề ra. Quá trình kiểm kê cần được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác, bao gồm việc đếm số lượng tài sản, kiểm tra tình trạng và giá trị tài sản.
Báo cáo kết quả kiểm kê
Sau khi hoàn thành kiểm kê, lập báo cáo kết quả kiểm kê để so sánh với số liệu trong sổ sách kế toán. Báo cáo này sẽ giúp xác định những sai lệch (nếu có) và đề xuất biện pháp xử lý.
Ví dụ về tổ chức kiểm kê tài sản
Một công ty ABC cần tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ vào cuối mỗi quý để đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và bảo vệ tài sản của mình. Dưới đây là chi tiết về quy trình kiểm kê từng loại tài sản:
Kiểm kê kho
Công ty ABC có ba kho hàng chính: kho A, kho B và kho C. Vào cuối mỗi quý, bộ phận kiểm kê phải thực hiện các bước sau:
- Đếm số lượng hàng hóa thực tế trong từng kho.
- Đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số liệu tồn kho trên sổ sách.
- Ghi nhận các sai lệch và tìm nguyên nhân để xử lý kịp thời.
Ví dụ: Trong kho A, sổ sách ghi nhận có 1000 sản phẩm, nhưng khi kiểm kê thực tế chỉ có 980 sản phẩm. Bộ phận kiểm kê phải xác định nguyên nhân của sự chênh lệch này (có thể do mất mát, hư hỏng hoặc ghi chép sai).
Kiểm kê tiền
Vào cuối mỗi quý, công ty ABC cần kiểm kê tiền mặt tại quỹ và số dư tài khoản ngân hàng:
- Kiểm tra số tiền mặt thực tế trong két sắt và đối chiếu với sổ sách kế toán.
- Kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng và đối chiếu với sổ sách kế toán.
- Ghi nhận và giải thích các chênh lệch (nếu có).
Ví dụ: Sổ sách kế toán ghi nhận số tiền mặt trong két sắt là 50 triệu đồng, nhưng khi kiểm kê thực tế chỉ có 49,8 triệu đồng. Bộ phận kiểm kê cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh sổ sách nếu cần thiết.
Kiểm kê tài sản cố định và công cụ dụng cụ (CCDC)
Hàng quý, công ty ABC tiến hành kiểm kê các tài sản cố định và công cụ dụng cụ tại các phòng ban:
- Kiểm tra tình trạng và số lượng của từng tài sản cố định và CCDC.
- Đối chiếu với sổ sách kế toán để đảm bảo các tài sản này vẫn còn tồn tại và đang được sử dụng.
- Ghi nhận các tài sản bị hư hỏng, mất mát hoặc không còn sử dụng và đề xuất biện pháp xử lý.
Ví dụ: Công ty ABC có một máy in văn phòng được ghi nhận trên sổ sách. Khi kiểm kê, phát hiện máy in này bị hỏng và không thể sửa chữa. Bộ phận kiểm kê sẽ ghi nhận và đề xuất thanh lý tài sản này, đồng thời cập nhật lại sổ sách kế toán.
Bằng cách thực hiện các quy trình kiểm kê định kỳ như trên, công ty ABC có thể đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và quản lý tài sản một cách hiệu quả.
9. Tổ Chức Bảo Quản Tài Liệu Kế Toán & Lưu Trữ Chứng Từ
Quy định về bảo quản tài liệu
Cần xây dựng quy định rõ ràng về việc bảo quản tài liệu kế toán và lưu trữ chứng từ. Quy định này bao gồm các yêu cầu về điều kiện lưu trữ, thời gian lưu trữ, và quy trình tiêu hủy tài liệu không cần thiết.
Phương pháp lưu trữ
Áp dụng các phương pháp lưu trữ hiện đại như lưu trữ số hóa (số hóa chứng từ giấy thành tài liệu điện tử) để giảm thiểu không gian lưu trữ và tăng cường tính an toàn cho tài liệu kế toán.
Kiểm tra và cập nhật
Thường xuyên kiểm tra tình trạng lưu trữ tài liệu và cập nhật các quy định lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật và nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu kế toán luôn được bảo quản tốt và có thể dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Kết Luận
Hoàn thiện bộ máy kế toán là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự đầu tư về thời gian, nguồn lực và công nghệ. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng to lớn. Một bộ máy kế toán hoàn thiện không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng.
Vì vậy, hãy tham gia Khóa học CFO – Giám đốc Tài chính thực chiến nâng tầm lãnh đạo của VCP GROUP chúng tôi. Bắt đầu từ việc đánh giá hiện trạng, xác định mục tiêu, tổ chức và phân công nhiệm vụ, đào tạo và phát triển nhân viên, ứng dụng công nghệ và phần mềm kế toán, thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ và đánh giá cải tiến liên tục để hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp bạn.
————————————
Ngoài ra, hãy tham gia buổi chia sẻ 𝐇𝐨𝐚̀𝐧 𝐓𝐡𝐢𝐞̣̂𝐧 𝐁𝐨̣̂ 𝐌𝐚́𝐲 𝐊𝐞̂́ 𝐓𝐨𝐚́𝐧 do chuyên gia Lê Ngọc Lợi dẫn dắt!
⏰ Thời gian: 18:00 – 21:00, ngày 31/05 & 05/06/2024
📍 Địa điểm: Lầu 6 – 244 Cống Quỳnh, P. Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP HCM
⚡ Link đăng ký: https://bit.ly/3U41tXh
—————————————
VITALITY CONSULTING PRACTICES GROUP
🏨 Địa chỉ: Tòa nhà Thiên Phước lầu 6, 244 Cống Quỳnh, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM.
☎️ Hotline: 0907190426.
📩 Mail: info@vcpg.vn.
🌐 Website: https://vcpg.vn
📮 Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=100091570474264
