Truyền thông nội bộ là một khái niệm không còn xa lạ trong tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò và nhiệm vụ của truyền thông nội bộ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về truyền thông nội bộ, vai trò của nó, những nhầm tưởng phổ biến và những kỹ năng cần có để trở thành một người làm truyền thông nội bộ.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin, tin tức và ý kiến giữa các thành viên trong tổ chức. Nó giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, đa chiều và nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ. Truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là việc tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ, mà còn là một công cụ quan trọng để củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa cho nhân viên.
Vai trò của truyền thông nội bộ
1. Giúp tổ chức củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa cho nhân viên
Truyền thông nội bộ giúp công ty xây dựng và duy trì một tầm nhìn, giá trị và văn hóa chung cho toàn bộ nhân viên. Thông qua việc truyền tải thông tin về mục tiêu, chiến lược và giá trị cốt lõi của tổ chức, truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về sứ mệnh và mục tiêu của công ty, từ đó tạo động lực và tình yêu công việc.
2. Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một dòng chảy thông tin minh bạch và đa chiều giữa các cấp quản lý và nhân viên. Bằng cách thông báo về các quyết định, thông tin về dự án hoặc thay đổi trong tổ chức, truyền thông nội bộ giúp đảm bảo rằng mọi người đều được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để làm việc hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
3. Nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tinh thần đoàn kết và sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Thông qua việc chia sẻ thành công, thông báo về những thay đổi trong tổ chức và tạo ra các hoạt động gắn kết, truyền thông nội bộ giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực và khích lệ sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên.
Những nhầm tưởng phổ biến về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp:
1. Không phân biệt được truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp:
Một số người nhầm lẫn rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn thuần là văn hóa doanh nghiệp, trong khi thực tế chúng là hai khía cạnh khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết. Truyền thông nội bộ không chỉ đơn giản là văn hóa doanh nghiệp, mà còn bao gồm các hoạt động và quy trình liên quan đến việc truyền tải thông tin và giao tiếp trong nội bộ tổ chức. Nó là một phần quan trọng trong việc xây dựng và thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả và hỗ trợ sự phát triển của một tổ chức.
Truyền thông nội bộ có thể bao gồm việc truyền đạt thông tin về các chính sách và quy định, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, xây dựng đồng đội và cải thiện quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức. Đồng thời, truyền thông nội bộ cũng có thể giúp thúc đẩy sự tương tác và sự đồng thuận trong tổ chức, đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin cần thiết để làm việc và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
2. Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và PR in-house:
Một khái niệm thường gặp là sự nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động PR in-house. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc giao tiếp và tương tác trong nội bộ tổ chức, bao gồm việc chia sẻ thông tin, thúc đẩy đồng lòng và tạo sự đoàn kết. Đồng thời, PR in-house tập trung vào việc xây dựng hình ảnh và quan hệ công chúng ngoại bộ, nhằm tạo dựng lòng tin và tương tác tích cực với khách hàng, cổ đông và các bên liên quan khác. Qua đó, PR in-house giúp tăng cường sự hiểu biết và nhận thức về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời thúc đẩy quan hệ kinh doanh và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức.
3. Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự
Một sai lầm thường gặp là sự nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và các hoạt động quản lý nhân sự. Truyền thông nội bộ tập trung vào việc truyền tải thông tin và tạo sự hiểu biết trong tổ chức, trong khi quản lý nhân sự tập trung vào các hoạt động liên quan đến quản lý nhân viên. Ngoài ra, truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tương tác và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ một cách hiệu quả và đồng bộ, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đội nhóm mạnh mẽ. Đồng thời, quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy trì nhân viên, bằng cách quản lý nhiệm vụ, đánh giá hiệu suất và cung cấp hỗ trợ và đào tạo cần thiết.
4. Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hoặc chương trình văn nghệ
Một quan điểm sai lầm khá phổ biến là nghĩ rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là việc tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ thực tế bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau mà chúng ta cần nhìn nhận. Đầu tiên, nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mạng lưới giao tiếp nội bộ, giúp tạo ra một môi trường giao tiếp mở và hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. Thứ hai, truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nền tảng cho sự đổi mới và sáng tạo trong tổ chức, bằng cách tạo ra một môi trường khuyến khích nhân viên thể hiện ý tưởng mới và thúc đẩy sự tiến bộ. Cuối cùng, truyền thông nội bộ còn giúp tạo sự đồng thuận và sự cam kết từ phía nhân viên, thông qua việc chia sẻ thông tin, giải thích mục tiêu và giá trị của tổ chức một cách rõ ràng và minh bạch. Vì vậy, để tổ chức thành công, việc đầu tư vào truyền thông nội bộ là vô cùng quan trọng.
Những phương tiện truyền tải và nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ là gì
Các phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ bao gồm
- Bảng tin nội bộ: Bảng tin nội bộ là một công cụ quan trọng để cung cấp thông tin và tin tức hàng ngày cho nhân viên. Nó có thể bao gồm các thông báo từ ban lãnh đạo, tin tức về dự án và các sự kiện sắp tới trong công ty.
- Ấn phẩm nội bộ: Ấn phẩm nội bộ là một phương tiện truyền thông để chia sẻ thông tin và kỹ năng với nhân viên. Đây có thể là tạp chí, hướng dẫn công việc hoặc các tài liệu học tập.
- Poster/ Banner: Poster và banner là những phương tiện truyền thông hình ảnh để quảng bá thông tin hoặc sự kiện quan trọng trong công ty. Chúng có thể được treo trên tường, trong văn phòng hoặc trên các bảng thông báo.
- Email: Email là một phương tiện truyền thông điện tử phổ biến để gửi và nhận tin nhắn, tài liệu và thông tin quan trọng trong công ty. Nó cho phép nhân viên liên lạc và làm việc cùng nhau từ xa.
- Mạng lưới Internet: Các group Facebook/ Zalo, ứng dụng Messenger hay Skype là những nền tảng trực tuyến mà nhân viên có thể sử dụng để giao tiếp, chia sẻ thông tin và làm việc nhóm.
- Các trò chơi, cuộc thi tập thể: Các trò chơi và cuộc thi tập thể là những hoạt động giải trí và gắn kết nhân viên trong công ty. Chúng có thể giúp tăng cường tinh thần đồng đội và thúc đẩy sự hợp tác trong công việc.
- Phương tiện truyền thông nội bộ khác: Bình luận trực tiếp trên bảng thông báo, hội thảo nội bộ và buổi thảo luận, ứng dụng di động riêng để chia sẻ thông tin và ý kiến, các cuộc họp nhóm để truyền đạt thông tin một cách trực tiếp và tương tác.
Các nội dung của truyền thông nội bộ bao gồm
- Thông tin về doanh nghiệp: Bao gồm lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, các sản phẩm/dịch vụ, kết quả kinh doanh và các thông tin khác về mô hình hoạt động. Thông tin này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, tạo sự gắn kết và động lực trong công việc, đồng thời cho phép họ có cái nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tin về hoạt động kinh doanh: Bao gồm kế hoạch, dự án, chiến lược, phân công công việc và các hoạt động kinh doanh khác, bao gồm cả quy trình và quy định liên quan. Thông tin này giúp nhân viên hiểu rõ và phối hợp, đóng góp hiệu quả hơn cho công việc của mình, đồng thời xác định được vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức.
- Thông tin về văn hóa doanh nghiệp: Bao gồm giá trị, quy tắc, chuẩn mực, phong cách lãnh đạo và các yếu tố văn hóa khác của doanh nghiệp. Thông tin này giúp nhân viên hòa nhập và phát triển tốt trong môi trường làm việc của doanh nghiệp, đồng thời xác định được cách thức giao tiếp và tương tác với đồng nghiệp và cấp trên.
- Thông tin về nhân viên: Bao gồm hoạt động, thành tích, đánh giá, phát triển nghề nghiệp và các thông tin liên quan đến nhân viên. Thông tin này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận và có động lực làm việc. Đồng thời, nó cũng tạo điều kiện cho việc tạo lập kế hoạch phát triển nhân viên và định hướng sự nghiệp trong doanh nghiệp.
- Thông tin khác: Bao gồm các thông tin về phúc lợi, đãi ngộ, chính sách đào tạo và các yếu tố khác liên quan đến cuộc sống công việc và sự phát triển cá nhân của nhân viên. Thông tin này giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về các quyền lợi và cơ hội phát triển trong doanh nghiệp, đồng thời tạo điều kiện cho sự tham gia và đóng góp của họ vào các hoạt động và chương trình của tổ chức.
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và đáng tin cậy trong tổ chức. Bằng cách củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa cho nhân viên, đảm bảo dòng chảy thông tin minh bạch và đa chiều, nâng cao tinh thần đoàn kết và thu hút nhân tài, truyền thông nội bộ đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức. Để trở thành một người làm truyền thông nội bộ thành công, cần có những kỹ năng như giao tiếp, quản lý thông tin và khả năng làm việc nhóm.
